WikiProject Belgium/Chapter

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This page has the goal to collect a draft version to create a Belgian legal entity that can officially represent the OpenStreetMap movement and apply as Local Chapter at the OpenStreetMap Foundation. For more info on that particular process see Foundation/Local_Chapters

Contents

People interested in founding a Belgian chapter

(see discussion on the mailing list)

Bylaws in draft for the Belgian OSM chapter

  • Benaming: OSM-BE
  • Dénomination abrégée : OSM-BE
  • Voluit: Openstreetmap Belgium
  • Dénomination complète : Openstreetmap Belgium
  • Rechtsvorm: VZW
  • Forme juridique : ASBL
  • Zetel: TBD
  • Siège: TBD
  • Ondergetekenden:
  1. You
  2. Me
  3. Other founding member
  4. minimum amount of 3 people
  • Signatures :

(minimum trois personnes)

Verklaren hierbij dat zij een vereniging zonder winstoogmerk oprichten met de volgende statuten:

Déclarent ci-dessous fonder une association sans but lucratif avec les statuts suivants:

Project of bylaws/statutes, in French, to follow suggestions of the French speaking Wallonia Cabinet (see meeting XXX)

Proposition de statuts en français

N° d'entreprise :

Dénomination (en entier) : OpenStreetMap asbl ; (en abrégé) : OSM-BE

Forme juridique : Association sans but lucratif

Siège : [to be defined ________]

Objet de l'acte : Constitution

STATUTS DE L’ASBL

Entre les soussignés :

  • [to be defined ________]
  • [to be defined ________]
  • [to be defined ________]

qui déclarent constituer entre eux une association sans but lucratif, conformément à la loi sur les associations sans but lucratif, les associations internationales sans but lucratif et les fondations, il a été convenu ce qui suit :

Titre I – De la dénomination, du siège social, de l’objet social et de la durée

Article 1. Dénomination

L'association est dénommée «OpenStreetMap Belgium» ou «OSM-Belgium» ou «OSM-BE».

Article 2. Siège social

Le siège social de l’association est établi dans l'arrondissement judiciaire de Bruxelles, à l'adresse suivante : [to be defined _____________] à Bruxelles. Toute modification du siège social est de la compétence exclusive de l'assemblée générale qui votera sur ce point, conformément à la loi régissant les associations sans but lucratif.

Article 3. Objet social et activités

§ 1. Objet social de l’association

L’association a pour objet d’engager toute action susceptible d’assurer la promotion, le développement, la recherche et la démocratisation de l'accès aux données, notamment géographiques, qui pourraient être rendues publiquement et librement accessibles, de fédérer les acteurs concernés, d'encourager le développement d'applications ou utilisations ou collectes, afin, notamment, d’encourager le partage des connaissances à ces sujets et de développer tout outil ou manifestation qui sert à la promotion des ces données, accessible au plus grand nombre. Elle assure également la représentation de OpenStreetMap en Belgique.

§ 2. Activités de l’association

L'association poursuit la réalisation de son objet par tous les moyens et notamment : l'organisation de toute activité ou manifestation visant à promouvoir ou défendre les formats et protocoles ouverts, les logiciels et œuvres libres.

L'association pourra effectuer tout autre acte, opération ou activité économique annexe sous condition que leurs produits y compris financiers soient uniquement destinés à la réalisation de l’objet social de l’association.

Elle peut accomplir tous les actes se rapportant directement ou indirectement à son objet. Elle peut notamment prêter son concours et s'intéresser à toutes activités similaires à son objet social.

L'association prêtera son concours afin de faciliter l'utilisation des données dans les services publics et l'enseignement.

Art. 4. Durée

L'association est constituée pour une durée indéterminée. Elle peut être dissoute à tout moment.

Titre II – Des membres

Article 5. Les membres

L'association est composée de membres effectifs, de membres adhérents, de membres bienfaiteurs et de membres d'honneur. Le nombre de membres adhérents et de membres bienfaiteurs et des membres d'honneur est illimité. Le nombre de membres effectifs ne peut être inférieur à trois. Seuls les membres effectifs jouissent de la plénitude des droits accordés aux associés par la loi et les présents statuts, notamment le droit de vote aux assemblées générales.

Article 6. Sont membres effectifs

Les fondateurs susmentionnés, comparant au présent acte sont les premiers membres effectifs. Les personnes morales ou physiques qui participent aux activités de l'association et qui s'engagent à en respecter les statuts ainsi que les décisions prises conformément à ceux-ci, sont admises ultérieurement en qualité de membre effectif par le conseil d’administration, statuant à la majorité des deux tiers.

Toute personne désirant être membre effectif de l'association doit adresser une demande écrite au conseil d'administration.

Ils auront versé une cotisation annuelle de membre effectif d'un montant maximal fixé par l’article 11.

Article 7. Sont membres adhérents

Les personnes physiques ou morales qui participent aux activités de l'association et qui s'engagent à en respecter les statuts ainsi que les décisions prises conformément à ceux-ci, sont admises ultérieurement en qualité de membre adhérent par le conseil d’administration, statuant à la majorité des deux tiers.

Ils auront versé une cotisation annuelle de membre adhérent d'un montant maximal fixé par l’article 11.

Article 8. Sont membres d'honneur

Les personnes physiques ou morales nommées par le Conseil d’administration ayant rendu des services significatifs à l'association. Les membres d’honneur sont dispensés du paiement de la cotisation.

Article 9. Sont membres bienfaiteurs

Les personnes physiques ou morales qui versent une cotisation comme fixé par l’article 11.

Article 10. Perte de la qualité de membre

La qualité de membre se perd par :

§ 1. Démission

Tout membre est libre de se retirer à tout moment de l'association en adressant sa démission par voie postale ou par voie électronique au conseil d'administration.

§ 2. Radiation

Est réputé démissionnaire (et donc n'est pas pris en compte dans les calculs de quorums de présence) :

  • Le membre qui ne paie pas la cotisation qui lui incombe, dans le mois du rappel qui lui est adressé par voie postale ou voie électronique.
  • Le membre effectif qui n'assiste pas ou qui ne se fait pas représenter à deux assemblées générales consécutives.

§ 3. Décès

La qualité de membre se perd par le décès.

§ 4. Exclusion

Les membres qui se seraient rendus coupables d'infraction grave aux statuts ou aux lois, ou qui auraient porté, par leurs attitudes, leurs écrits ou leurs déclarations, un préjudice grave à l'association sont exclus; est considéré comme grave, le préjudice qui aboutit à des conséquences pratiques négatives pour l'association.

L'exclusion d'un membre effectif ne peut être prononcée que par l’Assemblée Générale à la majorité des deux tiers des voix présentes ou représentées. S'agissant d'une décision concernant une personne, celle-ci devra impérativement être prise par vote secret. Le conseil d'administration peut suspendre, jusqu'à la décision de l'assemblée générale, les membres effectifs qui se seraient rendus coupables d'infraction grave aux statuts ou aux lois.

L'exclusion d'un membre adhérent peut être prononcée par le conseil d'administration statuant à la majorité des deux tiers.

§ 5. Droit des membres démissionnaires

Le membre démissionnaire, radié ou exclu, ainsi que les héritiers ou ayant droit du membre décédé, n'ont aucun droit sur le fonds social de l'association. Ils ne peuvent réclamer ou requérir, ni relevés, ni redditions de compte, ni apposition de scellés, ni inventaires, ni le remboursement des cotisations versées.

§ 6. Registre des membres

L'association doit tenir un registre des membres, sous format papier ou format électronique, sous la responsabilité du conseil d'administration.

§ 7. Inscription au registre des membres

Toute décision d'admission, de démission ou d'exclusion de membres est inscrite au registre à la diligence du conseil d'administration endéans les huit jours de la connaissance que le conseil d'administration a eue de la ou des modifications intervenues.

§ 8. Consultation du registre

Tous les membres peuvent consulter, au siège social de l'association sur support papier ou support informatique, le registre des membres, ainsi que tous les procès-verbaux et décisions de l'assemblée générale, du conseil d'administration, de même que tous les documents comptables de l'association, sur simple demande écrite et motivée adressée au conseil d'administration.

Titre III – Des cotisations

Article 11. Conditions d'adhésion et cotisation

Le montant de la condition annuelle des membres est fixé par le conseil d’administration sans pouvoir être supérieur à :

  • 2.000,00 euros pour les membres adhérents et effectifs.
  • 0,00 euros pour les membres d’honneurs
  • 100.000,00 euros pour les membres bienfaiteurs.

Pour les membres bienfaiteurs, la cotisation minimale est de 2.000,00 euros.

Titre IV – De l'assemblée générale

Article 12. Composition

L'assemblée générale est composée de tous les membres effectifs de l’association. Elle est présidée par le président du conseil d’administration ou, s’il est absent, par le plus ancien des administrateurs présents.

Chaque membre effectif a le droit d'assister à l'assemblée. Il peut se faire remplacer par un autre membre effectif, à qui il donne une procuration écrite ou électronique, sans que celui ne puisse être porteur de plus de deux procurations.

Les décisions sont prises à la majorité des deux tiers des voix présentes ou représentées, en présentiel ou en ligne, sauf dans les cas où il en est décidé autrement par la loi ou les présents statuts. Chaque membre effectif dispose d'une voix. En cas de partage, la voix du président est prépondérante.

Les membres adhérents, bienfaiteurs et les membres d’honneur peuvent y siéger, mais ils n'y ont qu'une voix consultative.

Article 13. Réunions

Il doit être tenu au moins une assemblée générale chaque année dans les six mois de la date de clôture de l'exercice social écoulé.

L’assemblée générale se réunit, à l’initiative du conseil d’administration de l’association sur convocation par voie postale ou par voie électronique. L'association peut être réunie en assemblée générale extraordinaire à tout moment par décision du conseil d'administration ou à la demande d'un cinquième des membres effectifs au moins.

Article 14. Convocations

Les membres sont convoqués aux assemblées générales par courrier ordinaire ou courrier électronique, signé par le président ou un administrateur, adressé au moins huit jours avant la date de l’assemblée. La convocation contient la date, l’heure et le lieu de la réunion, ainsi que l’ordre du jour dressé par le conseil d’administration.

Toute proposition signée envoyée par papier ou voie électronique par un vingtième des membres effectifs doit être portée à l'ordre du jour.

Article 15. Compétences

L'assemblée générale possède les pouvoirs qui lui sont expressément reconnus par la loi ou les présents statuts.

Sont notamment réservés à sa compétence :

  • La modification des statuts ;
  • La nomination et la révocation des administrateurs et des vérificateurs aux comptes (et fixe, le cas échéant, leur rémunération) ;
  • La décharge à octroyer aux administrateurs et vérificateurs aux comptes ;
  • L’approbation des comptes et budgets ;
  • La dissolution volontaire de l’association ;
  • L’exclusion de membres effectifs ;
  • La transformation de l’association en société à finalité sociale ;
  • Tous les cas exigés dans les statuts.

Article 16. Registre

Les décisions de l'assemblée générale sont consignées dans un registre des procès-verbaux, signés par le président et un administrateur. Ce registre est conservé au siège social où les membres effectifs peuvent en prendre connaissance, mais sans déplacement des pièces. Elles peuvent également être notifiées aux membres effectifs par voie postale ou par voie électronique.

Les décisions d'ordre individuel sont éventuellement portées à la connaissance des tiers, qui justifient d'un intérêt, par simple lettre signée par le président.

Titre V – Du conseil d'administration

Article 17. De la composition du conseil d'administration (CA)

L'association est dirigée par un conseil d'administration composé de trois membres effectifs au moins, élus et révocables par l'assemblée générale et choisis parmi les membres effectifs de l’association. Le nombre d'administrateurs sera toujours inférieur au nombre de membres effectifs de l'assemblée générale. Par exception le conseil d’administration ne comptera que deux membres si l’assemblée générale elle-même ne compte que trois membres. Leur mandat n'expire que par décès, démission ou révocation. Toutefois, tant que l'assemblée générale n'a pas procédé au renouvellement du conseil d'administration au terme du mandat des administrateurs, ceux-ci continuent à exercer leur mission en attendant la décision de l'assemblée générale.

  • Le conseil délibère valablement dès que plus de la moitié de ses membres est présente ou représentée.
  • Le conseil d’administration désigne parmi ses membres un président, éventuellement un vice-président, un trésorier et un secrétaire. Un même administrateur peut être nommé à plusieurs fonctions.
  • En cas d'empêchement du président, ses fonctions sont assumées par le vice-président ou, à défaut, par le plus ancien des administrateurs présents.

Article 18. Durée du mandat

La durée du mandat est fixée à deux ans. Les administrateurs sortants sont rééligibles. En cas de vacance d'un mandat, un administrateur peut être nommé à titre provisoire par l’assemblée générale. Il achève dans ce cas le mandat de l'administrateur qu'il remplace.

Article 19. Pouvoirs

Le conseil d’administration est investi des pouvoirs les plus étendus pour décider et autoriser toute opération ayant pour but la réalisation de l’objet de l’association ainsi que pour sa gestion, son développement et son fonctionnement. Sont exclus de sa compétence les actes réservés par la loi ou par les présents statuts à celle de l'assemblée générale.

Article 20. Délégation journalière

Le conseil peut déléguer, sous sa responsabilité, la gestion journalière de l'association, avec l'usage de la signature y afférente, à l'un ou plusieurs de ses membres ou à un tiers. S'ils sont plusieurs, ils agissent en collège.

Article 21. Gratuité du mandat

Les membres du conseil d’administration ne peuvent recevoir aucune rétribution à raison des fonctions qui leur sont conférées. Ils pourront toutefois obtenir le remboursement des dépenses engagées pour les besoins de l’association, sur justification, et après accord du bureau.

Article 22. Registre

Les décisions du conseil sont consignées dans un registre de procès-verbaux signés par le président et un administrateur. Les membres effectifs peuvent en prendre connaissance en respectant les dispositions prévues par la loi régissant les associations sans but lucratif.

Article 23. Fonctionnement du conseil d'administration

§ 1. Réunions

Le conseil se réunit au minimum quatre fois par an sur convocation par voie postale ou par voie électronique du président ou de l'administrateur délégué à cet effet, chaque fois que les nécessités de l'association l'exigent ou à la demande d'un administrateur. Il ne peut statuer que si la majorité de ses membres est présente. Un administrateur peut se faire représenter par un autre administrateur, sans que celui-ci ne puisse être porteur de plus de deux procurations. Il peut se réunir valablement par voie électronique.

§ 2. Valeurs des décisions

Les décisions du conseil d'administration sont prises à la majorité des deux tiers des voix présentes ou représentées. En cas de partage des voix, la voix du président est prépondérante.

§ 3. Décisions

Toutes les décisions du conseil d'administration doivent respecter les orientations générales dictées par l'assemblée générale, ainsi que les présents statuts.

Article 24. Responsabilités

Les administrateurs, les personnes déléguées à la gestion journalière ou à la représentation ne contractent, en raison de leur fonction, aucune obligation personnelle et ne sont responsables que de l'exécution de leur mandat.

Les actes qui engagent l'association, autres que de gestion journalière, sont signés conjointement, à moins d'une délégation spéciale du conseil, par le président et un administrateur, lesquels n'auront pas à justifier de leurs pouvoirs à l'égard des tiers.

Les actes qui engagent l'association, autres que ceux de la gestion journalière, sont signés par deux administrateurs au moins, désignés par le conseil d'administration agissant conjointement, lesquels n'auront pas à justifier de leurs pouvoirs à l'égard de tiers.

Article 25. Dépôt au greffe

Les actes relatifs à la nomination ou à la cessation des fonctions des administrateurs, des personnes déléguées à la gestion journalière et des personnes habilitées à représenter l'association sont déposés au greffe du tribunal de commerce, dans le mois de sa date, en vue de leur publication aux annexes du Moniteur belge.

Titre VI – Dispositions diverses

Article 26. Règlement d'ordre intérieur

Un règlement d'ordre intérieur (ROI) peut être établi par le conseil d’administration qui le présente à l’assemblée générale pour approbation et pour toutes modifications éventuelles. Ce règlement est destiné à fixer les divers points non prévus par les statuts et utiles à la réalisation des objectifs de l’association.

Article 27. Comptes et budgets

L’exercice social de l’association commence le 1er janvier pour se terminer le 31 décembre. Le conseil d’administration établit les comptes de l’année écoulée selon les dispositions prévues par la loi régissant les associations sans but lucratif ainsi que les budgets de l’année suivante et les soumet à l'approbation de l’assemblée générale annuelle.

Article 28. Vérificateurs aux comptes

L'assemblée générale peut désigner deux vérificateurs aux comptes, nommés pour un an et rééligibles, chargés de vérifier les comptes de l'association et de lui présenter leur rapport annuel.

Article 29. Dissolution

Sauf dissolution judiciaire, seule l’assemblée générale peut prononcer la dissolution de l’association conformément à la loi régissant les associations sans but lucratif. Dans ce cas, l’assemblée générale désigne un ou plusieurs liquidateurs, détermine leurs pouvoirs et leur rémunération éventuelle, et indique l'affectation à donner à l'actif net, celle-ci ne pouvant être faite qu'à des fins désintéressées.

Dans tous les cas de dissolution volontaire ou judiciaire, après l’apurement des dettes, l’actif net sera affecté à une autre organisation qui poursuit un but similaire.

Article 30. Compléments légaux

Tout ce qui n'est pas prévu explicitement dans les présents statuts est réglé par la loi régissant les associations sans but lucratif.


Bylaws draft in het nederlands

TITEL I: NAAM - ZETEL - DOEL - DUUR

Artikel 1

De vereniging draagt de naam: OpenStreetMap Belgium

Artikel 2

De zetel van de vereniging is gevestigd te .... De vereninging resorteert aldus onder het gerechterlijk arondissement...

Artikel 3

De vereniging heeft tot doel:

  1. In het algemeen: Het bevorderen van activiteiten van de OpenStreetMap gemeenschap in de België
  2. Concreet:
  • het fungeren als representatief aanspreekpunt van OpenStreetMap in België
  • de mogelijkeid bieden om fondsen te werven en donaties te accepteren die de OpenStreetMap gemeenschap ten goede komen
  • het bevorderen van hergebruik van en toegang tot vrij beschikbare geografische gegevens

De doelen matchen zo veel mogelijk met die van de OSMF, er mogen evenwel nog doelen bij. De moeilijkheid hier is, niet te vaag, maar ook niet te concreet. --ivom 15:14, 8 September 2009 (UTC)

Artikel 4

De vereniging wordt opgericht voor onbepaalde duur

TITEL II: LEDEN

Artikel 5

De vereniging kent hoofdzakelijk vaste leden:

  • het minimum aantal vaste leden is drie (3).
  • de vaste leden zijn lid van de algemene vergadering en stemgerechtigd
  • er zijn geen nationaliteitsvoorwaarden vereist

NOTE: Om te worden geaccepteerd als OpenStreetMap local chapter door de OSMF moeten er minimaal 20 vaste leden zijn. Minder leden tijdens de oprichting zijn echter geen probleem. De extra vereiste vaste leden worden via een apart document later ter griffie gebracht

Artikel 6

Iedere natuurlijk of rechtspersoon kan vast lid worden van de vereniging op voorwaarde dat hij/zij als dusdanig wordt aanvaard door de algemene vergadering. De algemene vergadering beslist ook over het onstlag van de vaste leden.

Artikel 7

De vaste leden zijn een maximum lidgeld verschuldigd van EUR 100,- per jaar. Het precieze bedrag wordt door de algemene vergadering bepaald, maar kan dit maximum niet overschrijden.

Artikel 8

  • De vereniging kan sympathisanten, beschermleden, steunende of adviserende leden toelaten tot de vereniging.
  • Dit soort leden worden toegetreden leden genoemd
  • De raad van bestuur beslist over de toelating van toegetreden leden
  • De toegetreden leden worden beschouwd als toegelaten in de zin van de vzw-wet
  • Toegetreden leden hebben geen stemrecht in de algemene ledenvergadering
  • Toegetreden leden genieten ook niet de andere rechten die de wet aan de vaste leden toekent
  • De rechten en plichten van toegetreden leden kunnen worden bepaald in een huishoudelijk regelement

TITEL III: DE RAAD VAN BESTUUR

Artikel 9

  • De vereniging wordt bestuurd door een raad van bestuur.
  • De bestuurders worden benoemd en ontslagen door de algemene vergadering.
  • De raad van bestuur bestaat uit ten minste drie personen. Dit kunnen

natuurlijke personen of rechtspersonen zijn, al dan niet leden van de vereniging.

  • Ingeval de vereniging echter slechts drie leden telt, mag de raad van

bestuur slechts uit twee personen bestaan.

  • In alle gevallen moet het aantal leden van de raad van bestuur lager zijn dan het aantal leden van de algemene vergadering teneinde zelfcontrole te voorkomen.

Artikel 10

De bestuurders worden benoemd voor onbepaalde duur

Artikel 11

De raad van bestuur leidt de vereniging en vertegenwoordigt deze in en buiten rechte. Bestuurders die namens de vereniging optreden moeten ten aanzien van derden niet blijken van enige besluit of machtiging. De raad van bestuur is bevoegd voor alle aangelegenheden behalve die door de wet uitdrukkelijk aan de algemene vergadering zijn voorbehouden.

Artikel 12

  • De raad van bestuur oefent zijn bevoegdheid uit als college
  • Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend
  • Het bijeenroepen van de raad van bestuur kan per post of e-mail geschieden
  • Voor financiële verrichtingen is de handtekening van minstens twee bestuurders vereist
  • Voor administratieve formaliteiten volstaat de handtekening van één bestuurder

TITEL IV: ALGEMENE VERGADERING

Artikel 13

  • De algemene vergadering is samengesteld uit alle vaste leden van de vereniging.
  • Elk vast lid heeft één stem
  • Een vast lid kan zich op de algemene vergadering laten vertegenwoordigen door een ander lid en zelfs door een toegetreden lid of een niet-lid van de vereniging
  • Elke gevolmachtigde kan slechts één lid vertegenwoordigen

Artikel 14

De algemene vergadering is bevoegd voor:

  • het wijzigen van de statuten
  • het benoemen en ontslaan van de bestuurders
  • het aanvaarden en uitsluiten van vaste leden
  • het goedkeuren van de begroting en de rekening
  • alle andere door de vzw-wet voorziene materies

Artikel 15

  • De algemene vergadering beslist bij gewone meerderheid, tenzij volgens de vzw-wet een bijzondere meerderheid vereist is
  • Bij staking van de stemmen is de stem van de degene die de vergadering voorzit doorslaggevend

Artikel 16

  • De algemene vergadering komt minstens één keer per jaar samen
  • De algemene vergadering wordt samengeroepen door de raad van bestuur
  • De oproeping kan per post en e-mail worden verstuurd
  • Bij de oproeping wordt de agenda gevoegd
  • De resultaten van de algemene vergadering worden genotuleerd en worden per post, via een voor leden teoegankelijke website of e-mail gecommuniceerd.
  • De algemene vergadering kan ook besluiten nemen over punten die niet uitdrukkelijk op de agenda staan

TITEL V: REKENINGEN EN BEGROTINGEN

Artikel 17

  • Het boekjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december. Het eerste boekjaar loopt vanaf de oprichting tot en met 31 december van het volgende jaar.
  • De raad van bestuur sluit de rekeningen over het voorbije boekjaar af en bereidt de begroting voor het volgende jaar voor. Beiden worden voor goedkeuring voorgelegd aan de algemene vergadering. Deze algemene vergadering wordt gehouden binnen de zes maanden na de afsluitingsdatum van het boekjaar

TITEL VI: ONTBINDING EN VEREFFENING

Artikel 18

  • De vereniging kan steeds ontbonden worden bij beslissing van de algemene ledenvergadering indien 2/3 van de leden aanwezig zijn of vertegenwoordigd worden en er een meerderheid is van 4/5
  • Zijn geen 2/3 van de leden aanwezig of vertegenwoordigd dan moet een tweede algemene ledenvergadering worden bijeengeroepen. Deze tweede algemene ledenvergadering kan geldig beslissen ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden.

Artikel 19

Het netto-actief van de vereniging zal worden overgedragen aan een vereniging die dezelfde waarden en doelstellingen vertegenwoordigt als deze vereniging


Aldus opgemaakt en ondertekend op de stichtingsvergadering.

  • Plaats

Ondertekend door alle voormelde oprichtende leden te ...., op datum, jaar

  • Naam + handtekening
  • Naam + handtekening
  • Naam + handtekening
  • Naam + handtekening


Draft for agreement of OSM-BE as local chapter with OSMF

Agreement between OpenStreetMap Belgium and OpenStreetMap Foundation

Preamble

The OpenStreetMap Foundation is an international non-profit organisation supporting but not controlling the OpenStreetMap project. It is dedicated to encouraging the growth, development and distribution of free geospatial data and to providing geospatial data for anybody to use and share. OpenStreetMap chapters are not-for-profit organizations, which operate in a specific geographical region and support the aims of the OpenStreetMap Foundation. This agreement constitutes the formal recognition of this independent organization as an OpenStreetMap Chapter and defines the rights and obligations of both the OpenStreetMap Foundation and the OpenStreetMap Chapter.

1. Mission

The Chapter and the Foundation shall seek to mutually support the activities each of the other. The Chapter expresses the interest of the local community to the OpenStreetMap Foundation. The declared goals of the Chapter must not be in opposition of those of the OpenStreetMap Foundation.

2. Name

Irrespective of their locally incorporated names, the chapter is authorized to assume and operate under the title "OpenStreetMap Belgium" for all operations as an OpenStreetMap chapter.

3. Geographic limits

This Chapter will cover the interest of the local community in the geographic region of Belgium. The Foundation will not establish any other Local Chapter within geographic region without consulting with the Chapter.

4. OpenStreetMap logos and trademarks

4.1. The OpenStreetMap Foundation seeks to protect its interest in its trade and business marks in addition to ensuring that its good reputation is not tarnished by the improper use of those marks.

4.2. The Chapter is obliged to utilize the OpenStreetMap name (as stated in article 2) and logo in all their related activities and is hereby granted a license to use the name and logo by the Foundation.

4.3. Where necessary to disambiguate, a logo depicting the name of the Chapter (localized logo) may be used. Any such logo must be approved in advance by the Foundation.

4.4. The Chapter will respect the OpenStreetMap visual identity guidelines, of which a copy (appendix 1 [to be defined] ) is joined to this contract.

5. Membership

The Chapter and the Foundation each run their own, independent membership scheme.

6. Conduct

6.1 The Chapter shall seek to ensure in all dealings that it does not appear to speak for or act for the Foundation except insofar as may be agreed upon with the Foundation. The Foundation shall not speak or act on behalf of the Chapter except insofar as may be agreed upon with the Chapter.

6.2 The Chapter agrees to support the activities of the Foundation so far as it is permitted to do so and to refrain from (a) engaging in any illegal activity; (b) engaging in any social or political activism which might distract from the promoting the goals of the OpenStreetMap Foundation; and (c) engaging in any activity that might negatively impact the work or image of the OpenStreetMap Foundation.

6.3 The Foundation agrees to support the activities of the Chapter and to not engage in any activity that might negatively impact the work or image of the Chapter.

7. Bylaws

7.1. The Chapter shall supply to the Foundation a copy of its current bylaws and or incorporation documents together with a certified translation into English if not already in that language.

7.2. The Chapter shall be required to advise the Foundation of any planned or actual change in the bylaws or status of the Chapter that might affect the Foundation or the continued existence or effectiveness of this contract.

7.3. The Foundation shall be required to advise the Chapter of any planned or actual change in the bylaws or status of the Foundation that might affect the Chapter or the continued existence or effectiveness of this contract.

8. Activity report

8.1. The Chapter shall supply a written activity and financial report in English at least once a year to the Foundation, within four months of each chapter year end.

8.2. The Foundation shall supply a written activity and financial report from the Foundation Board in English to the Chapter within four months of each OpenStreetMap Foundation year end.

9. Duration and revocation

9.1. The term of this agreement is one year and is automatically renewed unless either party gives notice three months in advance. Notice of revocation needs to be made in writing and given to the other party. Upon termination of this agreement, the chapter will cease to be recognized.

9.2. In the event of a material breach of this agreement by the Chapter, this agreement may be terminated immediately.

10. Applicable Law

This agreement is subject to English law, without regard to conflict of law rules.

11. Jurisdiction and Venue

The Foundation and Chapter agree that in the event of litigation, venue shall be proper only in the courts of competent jurisdiction for England. The Foundation and Chapter agree to be subject to the jurisdiction of said courts for purposes of any action brought pursuant to this agreement.

12. Mandatory Mediation

Prior to the commencement of any lawsuit, both parties agree to a mandatory mediation process, to be conducted in person before a certified mediator agreed by the parties. Upon completion of good faith mediation and certification of an impasse by the mediator, either party may bring suit no sooner than 30 days following the certification of impasse.

Additional notes

  • Publishing the statutes costs 148,83 euro's e-vzw. See also at [1]
  • We need a bankaccount
    • Free bank accounts (for businesses) --Gyrbo 19:30, 9 September 2009 (UTC):
  • We need someone familiar and willing to deal with finance for this association
  • We need evangelists that want to talk to the press
  • We need people being able to contact other organisations in the name of this association
  • We need a bash to hang out during activities
  • We need an insurrance policy
  • We need funding possibilities
  • We need you!

External references