Checklist organisation sotm

Cette page permet d'élaborer de quoi se préparer à un State Of The Map.

☐ / ☑

Avant l'événement

Définir un groupe de travail et assigner des rôles de responsables pour relancer suffisamment les organismes tiers. Astuce: la plupart des gens ne répondront que par téléphone, utilisez le.

Convenir d'un planning de réunion syncrones et d'un canal de discussion unique pour les discussions asyncrones.

2 ans avant

☐ Avoir plusieurs lieux d'accueil possible à contacter.

1 an avant:

☐ Choisir un lieu pour accueillir le SOTM France et l'annoncer.

Premier budget prévisionnel
☐ prestataires
☐ packages pour les sponsors
☐ bourses pour la communauté
☐ prix des billets selon les différents publics/formules

(Ce premier budget est basé sur les budgets des éditions précédentes. Le budget est ajusté avec l'arrivé des premiers devis, et suivi tout au long de l'organisation).

A partir de 9 mois avant

Mobiliser des bénévoles pour l'organisation

☐ Appel à bénévoles pour l'organisation sur le forum & RS
☐ Définir les canaux d'échange entre bénévoles et de stockage de fichiers (forum, nextcloud)
☐ Définir les groupes de travail (qui fait quoi, quand)
☐ Définir un calendrier prévisionnel des rencontres en synchrone

Relation avec les hôtes

☐ Identifier les personnes contact
☐ Arrêter les dates et réserver le lieu
☐ Fixer la périodicité des réunions avec les hôtes
☐ Communiquer les grandes étapes/dates aux hôtes.

Prestataires des hôtes

répartir les rôles entre équipe orga & hôtes par rapport aux prestataires sur site (presta ménage, sécurité, électricité, ...) :
☐ qui les contacte pour les devis (équipe orga ou hôtes)
☐ quel paiement et quels délais : % acompte et % après réalisation

RDV sur site pour prévoir l'occupation des lieux pour
☐ tester l'accessibilité PMR du lieu (amphis, salles, sanitaires, accès bâtiments, cheminement entre les transports en commun ou le parking et les bâtiments).

☐ Panoramaxer les lieux pour permettre aux participant.e.s d'anticiper directement les problématiques d'accès
☐ réaliser la signalétique et un plan des locaux pour guider les visiteurs (l'emplacement des entrées et sorties, toilettes, accueil, lieu de restauration, espace calme, salle pour garder les affaires volumineuses / valises)
☐ s'assurer que les salles/amphis peuvent être filmés
☐ réserver les salles et espaces pour les 3 jours de l'évènement et 1-2 jours avant
☐ réserver le matériel nécessaire auprès des services logistiques (potelets, chaises, tables, etc.)

☐ Faire les demandes administratives d'ouverture le weekend (conditionné au plan des bâtiments, stands, logistique pendant l'évènement) et toute autre démarche administrative demandée par les hôtes.

Communication, identité visuelle et présence en ligne

Logo
☐ Choix à faire entre concours ou prestation directe à un.e graphiste

☐ à préciser, quelle durée du concours ?
☐ Lancement du concours sur forum & RS
☐ Choisir le logo, l'annoncer sur forum
☐ Travailler avec un.e graphiste pour décliner le logo en identité visuelle/charte graphique.

Communication
☐ Préparer et publier le site web de l'évènement.

☐ Faire un plan de communication sur les médias sociaux -> quels réseaux sociaux, quoi publier (sujets), quelle périodicité de publication, par qui, quel suivi ?
(Voir la page Communication pour plus de détails (à venir).)
☐ Rédiger un beau dossier de presse et le diffuser sur le site web, auprès des hôtes et des journalistes. Le DP contient idéalement :
☐ ☐ présentation de l'évènement et de ses ambitions, de l'asso, des hôtes, des premiers sponsors confirmés et ceux des éditions passées
☐ ☐ une photothèque à utiliser dans les communications (avec attribution des photos)
☐ ☐ logos, couleurs, polices et éléments graphiques

Programmation

☐ Lancer l'appel à conférences.

Sponsors

☐ Fixer les packages Sponsors : prix, nombre de tickets, stand, communication.
☐ Lancer l'appel à sponsors : site web, RS, mailings & appels, suivi sur Dolibarr.
☐ Contact des sponsors s'étant engagés sur plusieurs années.

Prestataires

☐ Sécuriser le prestataire vidéo, s'assurer que la diffusion en direct/enregistrement soient possibles.
☐ Faire un partenariat avec des hébergements locaux autour du site de l'évènement (tarif préférentiel, réservation de chambres).
☐ Traiteurs :
☐ ☐ déjeuners et dîner (social event) : plats viande/poisson/végan
☐ ☐ pauses café (matins/aprems) : boissons et encas, penser à des formules qui limitent les déchets.
☐ ☐ dîner du social event

Animations

☐ Prévoir des animations internes aux lieux: ateliers profs et élèves sur des sujets particuliers liés à OSM, affichages.

☐ Préparer un lieu de soirée du Samedi + idées d'animation.

3 mois avant

Programmation

☐ Relance des appels à conférence.

Appel à posters
☐ préparer le formulaire pour accueillir les contributions
☐ publications sur le site web
☐ communication sur les RS

Appel à bourses pour la communauté
☐ préparer le formulaire pour accueillir les contributions
☐ publications sur le site web
☐ communication sur les RS

Communication

☐ Communiquer autour des hébergements possibles.

2 mois avant

Programmation

Fin des appels à conférence
☐ Choix des conférences, conception du programme et publication en ligne.
☐ Mail avec deadline fixe aux conférencier.e.s sélectionné.e.s pour confirmer les créneaux.
☐ Deuxième et dernière itération du programme.

Fin des appels à poster
☐ Choix des posters.
☐ Vérification des dimensions des fichiers et préparation à l'impression.

Fin des bourses pour la communauté
☐ Sélection des personnes.
☐ Mail pour les informer et confirmer leur venue.

Communication

☐ Organiser un topic sur le forum pour le covoiturage et les co-hébergements.

☐ Liste des missions sur place et appel à bénévoles (penser à ajouter les travel grants).

Logistique

☐ Lancement des impressions (programme, kakémonos, signalétique, posters, goodies). ☐ Déterminer un endroit pour réceptionner les commandes.

La semaine juste avant

☐ S'assurer que tout le monde est prêt et que toutes les impressions et commandes ont été reçues.

☐ Double check tous les prestataires.

☐ Vérification nombre et mission des bénévoles, parmi les plus importants :

• Accueil et logistique de l'évent & gala.
• Personnes pour faire assistance aux conférences (s'assurer que les conférencier.e.s sont à l'heure, faire l'introduction, être maître du temps, aider avec les questions).

☐ Communication sur les RS autour des plus grands sponsors.

☐ Préparer de la conférence d'ouverture :

• timing
• info logistiques
• diapos des grands sponsors
• messages à faire passer par l'asso (adhérer, venez sur le forum, participer aux groupes de travail, actu des groupes locaux, sujets d'actu ...)
• fluidité de la key note

Le jour avant

☐ Mettre les affiches, les tables, faire la manutention, le suivi des colis, installer les panneaux.

Pendant

☐ Profiter d'un évènement super bien organisé !

☐ Prendre de magnifiques photos.

☐Photo de groupe

☐ Noter ses impressions.

Conférence de clôture

☐ Réaliser des décomptes de choses impactantes à afficher.

☐ Remercier l'équipe, les partenaires, les sponsors, le public.

☐ Un mot autour de l'asso et les projets en cours.

☐ Messages importants (adhérer à l'asso, forum, groupes de travail, ...)

☐ Se donner rendez-vous une prochaine fois.

Après

☐ Faire un retour d'expérience en interne (équipe orga) et plus globalement, sur le forum.

RETEX

☐ Préparer et envoyer un questionnaire de RETEX aux participants.
☐ Traiter les réponses et rédiger une page wiki / article de blog.
☐ Intégrer les retours d'expérience sur cette page.

Communication

☐ Remercier les sponsors notables sur les RS. ☐ Remercier les hôtes.

Budget

☐ Payer les factures des prestataires.

Pages liées

---

Pages liées:

• State of the Map 2007/Organisation
• State of the Map/Planning