Cette page permet d'élaborer de quoi se préparer à un State Of The Map.
Chaque section contient un tableau d'avancement : indiquez qui s'occupe de l'action, les notes utiles, la date de démarrage et la date de fin. Remplacez ☐ par ☑ quand l'action est terminée.
voir aussi les pages en anglais : State of the Map/Planning
Avant l'événement
Définir un groupe de travail et assigner des rôles de responsables pour relancer suffisamment les organismes tiers. Astuce: la plupart des gens ne répondront que par téléphone, utilisez le.
Convenir d'un planning de réunion syncrones et d'un canal de discussion unique pour les discussions asyncrones.
2 ans avant
| Intitulé |
Attribué à |
Notes |
Date démarré |
Date fini
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| ☐ Avoir plusieurs lieux d'accueil possible à contacter. |
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1 an avant:
| Intitulé |
Attribué à |
Notes |
Date démarré |
Date fini
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| ☐ Choisir un lieu pour accueillir le SOTM France et l'annoncer. |
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| Premier budget prévisionnel
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| ☐ prestataires |
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| ☐ packages pour les sponsors |
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| ☐ bourses pour la communauté |
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| ☐ prix des billets selon les différents publics/formules |
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(Ce premier budget est basé sur les budgets des éditions précédentes. Le budget est ajusté avec l'arrivé des premiers devis, et suivi tout au long de l'organisation).
A partir de 9 mois avant
Mobiliser des bénévoles pour l'organisation
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Attribué à |
Notes |
Date démarré |
Date fini
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| ☐ Appel à bénévoles pour l'organisation sur le forum & RS |
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| ☐ Définir les canaux d'échange entre bénévoles et de stockage de fichiers (forum, nextcloud) |
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| ☐ Définir les groupes de travail (qui fait quoi, quand) |
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| ☐ Définir un calendrier prévisionnel des rencontres en synchrone |
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Relation avec les hôtes
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Attribué à |
Notes |
Date démarré |
Date fini
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| ☐ Identifier les personnes contact |
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| ☐ Arrêter les dates et réserver le lieu |
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| ☐ Fixer la périodicité des réunions avec les hôtes |
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| ☐ Communiquer les grandes étapes/dates aux hôtes. |
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Prestataires des hôtes
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Attribué à |
Notes |
Date démarré |
Date fini
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| Répartir les rôles entre équipe orga & hôtes par rapport aux prestataires sur site (presta ménage, sécurité, électricité, ...)
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| ☐ qui les contacte pour les devis (équipe orga ou hôtes) |
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| ☐ quel paiement et quels délais : % acompte et % après réalisation |
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| RDV sur site pour prévoir l'occupation des lieux
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| ☐ tester l'accessibilité PMR du lieu (amphis, salles, sanitaires, accès bâtiments, cheminement entre les transports en commun ou le parking et les bâtiments). |
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| ☐ Panoramaxer les lieux pour permettre aux participant.e.s d'anticiper directement les problématiques d'accès |
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| ☐ réaliser la signalétique et un plan des locaux pour guider les visiteurs (l'emplacement des entrées et sorties, toilettes, accueil, lieu de restauration, espace calme, salle pour garder les affaires volumineuses / valises) |
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| ☐ s'assurer que les salles/amphis peuvent être filmés |
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| ☐ réserver les salles et espaces pour les 3 jours de l'évènement et 1-2 jours avant |
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| ☐ réserver le matériel nécessaire auprès des services logistiques (potelets, chaises, tables, etc.) |
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| ☐ Faire les demandes administratives d'ouverture le weekend (conditionné au plan des bâtiments, stands, logistique pendant l'évènement) et toute autre démarche administrative demandée par les hôtes. |
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Communication, identité visuelle et présence en ligne
| Intitulé |
Attribué à |
Notes |
Date démarré |
Date fini
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| Logo
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| ☐ Choix à faire entre concours ou prestation directe à un.e graphiste |
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| ☐ à préciser, quelle durée du concours ? |
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| ☐ Lancement du concours sur forum & RS |
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| ☐ Choisir le logo, l'annoncer sur forum |
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| ☐ Travailler avec un.e graphiste pour décliner le logo en identité visuelle/charte graphique. |
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| Communication
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| ☐ Préparer et publier le site web de l'évènement. |
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| ☐ Créer et commencer à alimenter une page Wiki dédiée. Relier avec Category:FR:State of the Map France |
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| ☐ Faire un plan de communication sur les médias sociaux -> quels réseaux sociaux, quoi publier (sujets), quelle périodicité de publication, par qui, quel suivi ? |
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Voir la page Checklist communication sotm pour plus de détails (en cours de construction). |
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| ☐ Rédiger un beau dossier de presse et le diffuser sur le site web, auprès des hôtes et des journalistes. Le DP contient idéalement : |
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| ↳ ☐ présentation de l'évènement et de ses ambitions, de l'asso, des hôtes, des premiers sponsors confirmés et ceux des éditions passées |
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| ↳ ☐ une photothèque à utiliser dans les communications (avec attribution des photos) |
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| ↳ ☐ logos, couleurs, polices et éléments graphiques |
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Programmation
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Attribué à |
Notes |
Date démarré |
Date fini
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| ☐ Lancer l'appel à conférences. |
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| Intitulé |
Attribué à |
Notes |
Date démarré |
Date fini
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| ☐ Fixer les packages Sponsors : prix, nombre de tickets, stand, communication. |
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| ☐ Lancer l'appel à sponsors : site web, RS, mailings & appels, suivi sur Dolibarr. |
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| ☐ Contact des sponsors s'étant engagés sur plusieurs années. |
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Prestataires
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Attribué à |
Notes |
Date démarré |
Date fini
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| ☐ Sécuriser le prestataire vidéo, s'assurer que la diffusion en direct/enregistrement soient possibles. |
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| ☐ Faire un partenariat avec des hébergements locaux autour du site de l'évènement (tarif préférentiel, réservation de chambres). |
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| ☐ Traiteurs : |
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| ↳ ☐ déjeuners et dîner (social event) : plats viande/poisson/végan |
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| ↳ ☐ pauses café (matins/aprems) : boissons et encas, penser à des formules qui limitent les déchets. |
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| ↳ ☐ dîner du social event |
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Animations
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Attribué à |
Notes |
Date démarré |
Date fini
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| ☐ Prévoir des animations internes aux lieux: ateliers profs et élèves sur des sujets particuliers liés à OSM, affichages. |
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| ☐ Préparer un lieu de soirée du Samedi + idées d'animation. |
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3 mois avant
Programmation
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Attribué à |
Notes |
Date démarré |
Date fini
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| ☐ Relance des appels à conférence. |
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| Appel à posters
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| ☐ préparer le formulaire pour accueillir les contributions |
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| ☐ publications sur le site web |
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| ☐ communication sur les RS |
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| Appel à bourses pour la communauté
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| ☐ préparer le formulaire pour accueillir les contributions |
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| ☐ publications sur le site web |
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| ☐ communication sur les RS |
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Communication
2 mois avant
Programmation
| Intitulé |
Attribué à |
Notes |
Date démarré |
Date fini
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| Fin des appels à conférence
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| ☐ Choix des conférences, conception du programme et publication en ligne. |
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| ☐ Mail avec deadline fixe aux conférencier.e.s sélectionné.e.s pour confirmer les créneaux. |
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| ☐ Deuxième et dernière itération du programme. |
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| Fin des appels à poster
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| ☐ Choix des posters. |
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| ☐ Vérification des dimensions des fichiers et préparation à l'impression. |
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| Fin des bourses pour la communauté
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| ☐ Sélection des personnes. |
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| ☐ Mail pour les informer et confirmer leur venue. |
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Communication
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Attribué à |
Notes |
Date démarré |
Date fini
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| ☐ Organiser un topic sur le forum pour le covoiturage et les co-hébergements. |
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| ☐ Liste des missions sur place et appel à bénévoles (penser à ajouter les travel grants). |
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Logistique
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Attribué à |
Notes |
Date démarré |
Date fini
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| ☐ Lancement des impressions (programme, kakémonos, signalétique, posters, goodies). |
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| ☐ Déterminer un endroit pour réceptionner les commandes. |
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La semaine juste avant
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Attribué à |
Notes |
Date démarré |
Date fini
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| ☐ S'assurer que tout le monde est prêt et que toutes les impressions et commandes ont été reçues. |
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| ☐ Double check tous les prestataires. |
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☐ Vérification nombre et mission des bénévoles, parmi les plus importants :
- Accueil et logistique de l'évent & gala.
- Personnes pour faire assistance aux conférences (s'assurer que les conférencier.e.s sont à l'heure, faire l'introduction, être maître du temps, aider avec les questions).
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| ☐ Communication sur les RS autour des plus grands sponsors. |
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☐ Préparer de la conférence d'ouverture :
- timing
- info logistiques
- diapos des grands sponsors
- messages à faire passer par l'asso (adhérer, venez sur le forum, participer aux groupes de travail, actu des groupes locaux, sujets d'actu ...)
- fluidité de la key note
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Le jour avant
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Attribué à |
Notes |
Date démarré |
Date fini
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| ☐ Mettre les affiches, les tables, faire la manutention, le suivi des colis, installer les panneaux. |
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Pendant
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Attribué à |
Notes |
Date démarré |
Date fini
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| ☐ Profiter d'un évènement super bien organisé ! |
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| ☐ Prendre de magnifiques photos. |
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| ☐ Photo de groupe |
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| ☐ Noter ses impressions. |
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Conférence de clôture
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Attribué à |
Notes |
Date démarré |
Date fini
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| ☐ Réaliser des décomptes de choses impactantes à afficher. |
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| ☐ Remercier l'équipe, les partenaires, les sponsors, le public. |
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| ☐ Un mot autour de l'asso et les projets en cours. |
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| ☐ Messages importants (adhérer à l'asso, forum, groupes de travail, ...) |
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| ☐ Se donner rendez-vous une prochaine fois. |
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Après
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Attribué à |
Notes |
Date démarré |
Date fini
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| ☐ Faire un retour d'expérience en interne (équipe orga) et plus globalement, sur le forum. |
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RETEX
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Attribué à |
Notes |
Date démarré |
Date fini
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| ☐ Préparer et envoyer un questionnaire de RETEX aux participants. |
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| ☐ Traiter les réponses et rédiger une page wiki / article de blog. |
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| ☐ Intégrer les retours d'expérience sur cette page. |
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Communication
| Intitulé |
Attribué à |
Notes |
Date démarré |
Date fini
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| ☐ Remercier les sponsors notables sur les RS. |
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| ☐ Remercier les hôtes. |
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Budget
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Attribué à |
Notes |
Date démarré |
Date fini
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| ☐ Payer les factures des prestataires. |
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Se féliciter pour avoir organisé un bel évènement
Rince & repeat -> se référer à la première ligne de la page
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